Il n’y a rien de mieux que de planifier son événement en avance. Oui, avoir un plan stratégique, c’est ce qu’il y a de mieux. Parfois, les gens veulent organiser un événement à moins d’un mois (J-30) de la date prévue. Cette courte échéance peut emporter son lot d’inconvénients comme du stress, la mauvaise gestion des imprévus, une mauvaise prise de décision. À l’inverse, en s’y prenant d’avance, l’organisation peut se faire dans la joie et la bonne humeur. Ce qui nous permettra de planifier avec plus de plaisir et peut-être même de nous donner la piqûre pour l’organisation d’événement futur.
Moins de stress
Le fait de planifier les tâches d’un anniversaire, d’une fête ou encore d’un cocktail dînatoire, ça engendre moins de stress lors de sa réalisation. Pourquoi ? Parce que ça nous permet de voir la progression et de savoir ou l’on va. Savoir la séquence des actions à poser afin de mener à bien notre événement ou projet. Mieux vaut plus tôt que plus tard.
S’avoir où l’on va
Justement, savoir où l’on va nous permettra d’avoir une belle vue d’ensemble du projet et diminuera le stress que peut engendrer l’organisation d’un projet. Il n’y a rien de plus frustrant que de travailler avec quelqu’un qui n’a pas un échéancier et qui ne sait pas où il va. On le sait pour nous qui travaillons avec cette personne, cette collaboration peut engendrer des sentiments et émotions négatives voire nous stresser plus que le projet en tant que tel. C’est pour cela, ne sois pas cette personne sans un plan et qui ne sait pas où elle va. Établis des objectifs spécifiques, mesurables, ambitieux, mais réalisables et bien ancrés dans le temps.
Gérer les imprévus
En t’y prenant d’avance pour l’organisation d’un « babyshower » par exemple, tu seras capable de gérer la majorité des imprévus qui se présenteront à toi. Grâce à ton plan, tu auras assez de marge de manœuvre pour te réajuster et pour trouver les meilleures solutions pour chaque aspect de l’organisation. La planification d’un événement ne devrait pas être une source de stress, car on organise cela pour mettre de la joie, des expériences uniques dans nos vies.
Meilleures décisions
Sans un échéancier, on pose des décisions et des actions irréfléchies parce qu’on est dans l’urgence et la réactivité. Prendre les bonnes décisions permet de faire des économies, car tu auras eu le temps de réfléchir à toutes les possibilités face à une contrainte. Ce qui te permettra aussi de gérer les imprévus, car la progression des actions à poser est claire et hiérarchique. En d’autres mots, tu seras proactif et non réactif. Rien ne pourra désorganiser ton plan.
Plus de plaisir
Lorsqu’on s’y prend d’avance, on peut réaliser le projet avec beaucoup plus de plaisir. Autant pour nous que pour les autres collaborateurs. À l’inverse de la personne qui n’a pas un plan, la personne ayant un plan nous emmène à aimer la planification, la coordination et la réalisation du projet en question. De cette organisation, ils peuvent se créer des liens et même renforcer l’esprit d’équipe. Au bout du compte, tout le monde est gagnant en s’y prenant d’avance. Qui sait, peut-être l’organisation d’événement sera plus fréquente, car vous y aurez pris goût.
En conclusion, mieux vaut s’y prendre d’avance afin d’éviter le stress occasionné par les imprévus. Ce qui nous pousserait vers des actions non réfléchies et qui pourrait être plus négatif que si l’on avait suivi un plan programmé d’avance. Si pour toi l’organisation d’un événement spécial est une source de stress ou encore tu n’as pas de place dans ton horaire chargé, sache que RPG événements est une entreprise offrant un service de planification d’événements (partielle, complète ou coordination jour J). Je peux prendre en charge ton prochain événement. Je serai à l’écoute de tes besoins et de tes inspirations afin de réaliser un événement qui te ressemble et surtout sans stress.
Si cet article t’a plu, je t’invite à continuer vers l’article suivant : Checklist pour organiser son anniversaire ou encore Comment gérer les imprévus.
