Souvent quand on veut organiser un événement, on ne se sait pas par où commencer. Toute cette réflexion est pourtant bien essentielle à la réussite de notre événement. Voici quelques questions de départ que tu peux te poser pour la planification de ton événement. Premièrement, où se déroulera l’événement en question ? Ensuite, quand il aura lieu. Troisièmement, qui sera invité à célébrer avec toi. Quatrièmement, quels seront le type d’événement et son thème ? Pour terminer, comment se déroulera la célébration ?
Où se déroulera l’événement ?
Pour commencer, il faudra trouver un lieu pour la célébration. Un lieu assez grand selon le nombre d’invités sur ta liste. En revanche, ça ne s’arrête pas là. Trouver le lieu parfait demande aussi de réfléchir aux commodités offertes par le lieu. En parallèle, dresser une liste de ces besoins est essentiel afin de sélectionner le meilleur lieu. Par exemple, si tu as besoin d’une cuisine pour ton événement, il sera important de mentionner ce critère dans la recherche de salle. Petit conseil : plus tu t’y prendras d’avance, plus tu auras de choix, ce qui cause moins de contraintes pour plus tard.
Quand aura lieu la célébration?
Continuons notre réflexion, par trouver la date pour la réalisation de ton événement. Tout d’abord, il faudra réfléchir aux possibilités en lien avec les invités. Voici quelques questions à se poser : sont-ils plus libres le week-end ? Préfère-t-il des événements en matinée, en soirée ou encore en après-midi ? Ont-ils des enfants ? Quelle est la tranche d’âge des enfants/des adultes ? etc. Ensuite, tu vérifies les disponibilités du lieu tout en les comparant avec les tiennes.
Qui sera invité?
Qui aura l’honneur d’être invité à ton bel événement ? Dresser une première liste est toujours mieux. On y va sans retenue. Ensuite, on commence à filtrer pour voir si les invités de la liste sont réellement en lien avec notre événement. Parfois, on peut inviter des personnes, mais il y a longtemps qu’on ne les a pas rencontrées. Il n’est pas mauvais de les garder sur notre liste si par exemple on aimait reprendre contact avec eux. Cependant, parfois on ressent une pression à inviter quelqu’un tandis qu’il n’y a plus de contact entre vous. Ou encore, on se sent obligé d’inviter l’ami de l’ami. Ce qui fait que la liste d’invités ne cesse de s’accroître. L’important ici c’est vraiment de se concentrer sur les personnes avec qui l’on aimerait passer ce bon moment actuellement. Les autres noms on pourra les garder pour un autre moment.
Quoi ? Quel type d’événement ?
Il va falloir te demander quel type d’événement organiser, en ayant en tête, la liste des invités, la date et le lieu. Est-ce que la célébration sera plus intime ou à grand déploiement ? Chez RPG événements, nous croyons que toutes les occasions méritent d’être célébrées. Alors si tu as envie de célébrer une de tes réussites de la semaine, vas-y. Tu peux organiser une soirée à la maison avec quelques amis. En revanche, si tu veux organiser une fête prénatale pour ta cousine, commence à effectuer tes recherches tôt et suis les 5 étapes.
Comment va se dérouler la fête ?
Pour terminer nos cinq points, prends le temps de réfléchir au déroulement de la fête/célébration. Quels seront le début, le milieu et la fin de l’événement ? Ce temps de réflexion te sera utile afin de savoir combien d’heures de location tu auras de besoin si ta fête se déroule dans une salle louée. Ensuite, en ayant en tête la liste des invités, tu sauras si l’événement sera court (4 heures), moyen (6 heures) ou long 8 heures et plus).
Voilà ! C’était mes 5 questions. Elles sont simples, mais efficaces. Avec celle-ci, tu pourras organiser ton événement avec une bonne base.
Si tu as aimé cet article, je t’invite à aller voir l’article suivant : Checklist pour organiser son événement
