Pour organiser un événement, on doit faire appel à plusieurs fournisseurs. Ce qui est un réel travail d’équipe. Chacun mettra ces connaissances et son expertise pour la réalisation du meilleur événement.
En revanche, il existe plusieurs fournisseurs, et ce dans diverses catégories. Dans cet article, je mentionnerai 5 catégories. Pour commencer, nous avons l’animation et le divertissement. Ensuite, nous parlerons de la décoration. Pour continuer, nous avons tout ce qui est mobilier et aménagement. Comme avant-dernière catégorie, nous avons les médias. Pour terminer, nous parlerons des traiteurs.
Fournisseurs d’animation et divertissement
Lorsqu’on parle d’animation et de divertissement dans un événement, on entend par là des prestations courtes, un DJ, un spectacle d’humour, de musique, de cirque, etc. Sans oublier que le photobooth (photomaton) fait partie de l’animation lors d’un événement. Lorsqu’on pense à l’animation et le divertissement, on pense à toutes les choses qui peuvent mettre de l’ambiance et nous faire vivre toutes sortes d’émotions durant l’événement.
Fournisseurs de décoration
Pour ce qui est de la décoration, on va penser au visuel de la salle et l’ambiance rechercher par la vue. On peut penser aux fleurs et/ou ballons, à la papeterie, aux couverts. La décoration va jusqu’aux détails qui se trouvera aux marques place. La catégorie de la décoration est un aspect à prendre en compte et de faire les bons choix de fournitures et de fournisseurs.
Fournisseurs de mobiliers et d’aménagements
Lorsqu’on parle de mobilier, on pense aux tables et aux chaises. C’est un aspect important, car on pense toujours à créer une ambiance qui reflète le plus possible ce qu’on a en tête. Lorsqu’on pense à l’aménagement, on doit le réfléchir selon le lieu choisi. Tout en pensant aux espaces voulus lors de l’événement. Par exemple, si l’on veut un espace-causerie, un espace-bar ou encore, une piste de danse. Ce sont toutes les choses à prendre en considération lorsqu’on loue ou achète du mobilier pour un événement. Il est important de bien meubler l’espace afin que l’espace soit bien exploité.
Les médias
Pour ce qui est des médias, on pense aux photographes de l’événement, afin de pouvoir immortaliser ce moment avec des images. Mais on peut également penser aux vidéastes. Que ce soit avec une caméra fixe, une caméra qui se promène ou encore aux drones. Les drones sont de plus en plus utilisés lors d’événement, surtout pour prendre des vues de haut. Ces images peuvent être servies pour faire la promotion de l’événement pour le futur. Comme les autres soutiens médias. Un aspect non négligeable si vous comptez faire plusieurs éditions de votre événement corporatif. Pour terminer, on peut également penser aux projections durant l’événement, que ce soit un PPT ou même du mapping. Le mapping est souvent utilisé dans le domaine du spectacle, car avec simplement une projection d’images, on peut donc créer une atmosphère sans avoir à utiliser du mobilier. Le mapping et aussi une belle manière de faire vivre une immersion lors d’un événement.
Services traiteurs
Selon l’événement, on choisit un service traiteur qui pourra satisfaire au mieux aux besoins de l’événement en ce qui concerne l’alimentation et les boissons. Ici, on peut penser aux boîtes repas si l’on a une rencontre d’équipe version réduite. On pense aussi au service aux tables lors d’un banquet. Lors d’un cocktail dînatoire, on pense aux bouchées salées et sucrées qui seront servies tout au long de l’événement.
Voilà un petit aperçu des différents fournisseurs qu’on utilise lors de la planification d’événement. On peut dire que ce sont les principaux pour bien commencer la planification d’un événement, après libre à chacun d’en rajouter selon ces besoins. Un aspect à prendre en compte lorsqu’on organise et planifie un événement corporatif est de prendre en considération et de solliciter les 5 sens tout au long de l’événement.
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