Nous parlerons dans cet article, de la gestion des imprévus dans l’organisation d’un événement. Que l’événement soit privé ou corporatif, il faut gérer les imprévus, mais encore mieux les prévoir.
Tout d’abord, qu’est-ce qu’un imprévu ?
Définition : Un imprévu est une situation qui n’était pas planifiée et hors de notre contrôle.
À la suite de cette définition, on voit qu’un imprévu peut subvenir à tout moment. Cependant, le meilleur pour éviter les imprévus, sera de planifier au quart de tour l’événement en question. De la tâche la plus simple à la plus complexe. Cette planification devra tout de même respirer, justement pour laisser de la place aux imprévus et du temps pour cette gestion d’imprévu. Si la réalisation des tâches se déroule bien, alors on passe à la tâche suivante et ainsi de suite. Voyons maintenant, l’état d’esprit à avoir pour améliorer la gestion des imprévus. Premièrement, rester clame face à un imprévu. Deuxièmement, demander conseil et de l’aide. Troisièmement, rester positif et être en mode solution. Pour finir, l’importance de la planification d’un événement.
Rester calme face à un imprévu
Premièrement, pour gérer un imprévu, calme tu resteras. « Plus facile à dire qu’à faire ». Prendre le temps de respirer profondément quelques secondes ou minutes sera d’une grande aide. Ce petit temps d’arrêt te permettra de prendre de meilleures décisions en diminuant les risques de conséquences plus graves que la situation initiale. Alors, prends ce temps de recul pour regarder la situation de haut et non de l’interne. Par cette vue panoramique, tu pourras voir toutes les possibilités qui sont devant et tu pourras choisir la meilleure solution pour gérer l’imprévu.
Demander de l’aide
À la suite de cela, il n’est pas mauvais de demander de l’aide à quelqu’un pour la gestion de notre situation. On peut se sentir submergé et être paralysé par cet imprévu et ne plus savoir quoi faire. « Deux têtes valent mieux qu’une ». Parfois, rien de mieux que de demander à quelqu’un ce qu’il ferait à notre place dans notre situation. Cette conversation, peut permettre de trouver une meilleure solution que l’initiale et même de faire baisser la pression dans le sens qu’on peut voir que la situation est plus gérable et pas si gigantesque. Cette discussion peut également augmenter et améliorer la confiance en soi et redonner le petit « boost » qui manquait pour passer à travers et accomplir les tâches suivantes. Ne restons pas dans notre coin lorsque nous vivons des situations stressantes ou hors de notre contrôle. Au contraire, allons chercher de l’aide et je suis convaincue que cela sera plus bénéfique. Attention bien sûr à bien choisir la personne qui vous aidera.
Il y a aussi du positif dans les imprévus
Les imprévus sont un bon moyen pour faire de nouveaux apprentissages. Ces imprévus nous sortent de notre zone de confort et nous poussent à l’action. On apprend également à faire des tâches récurrentes de façon différente. Qui sait ? Peut-être que nous allons découvrir une nouvelle manière d’optimiser notre temps, en améliorant, notre manière de faire certaine chose grâce un imprévu qui est survenu dans le passé. Les imprévus nous apprennent aussi à mieux nous connaître. Dans le sens que nous pouvons voir comment justement nous réagissons face à des situations hors de notre contrôle ? Cet apprentissage de soi n’est pas anodin. Il nous permettra de savoir comment agir et non comment réagir face à une même situation.
Dans la vie, comme en planification, il y a des choses que l’on peut contrôler tandis que d’autre non. Ce que nous pouvons contrôler, planifions-le bien. Ce que nous ne pouvons pas contrôler, accueillons-les avec ouverture et un état d’esprit d’apprentissage au lieu d’y rester bloqué et de voir que le négatif.
La gestion des imprévus
Pour finir, la planification d’un événement est tout simplement de savoir et d’être au courant de tout ce qui va se passer durant la journée de l’événement. Autant l’avant, le pendant et le après de l’événement. Cette planification en amont permettra de faire face aux imprévus, mais aussi de donner une clarté dans l’exécution des tâches à faire. Dans cette planification, laissez des minutes supplémentaires pour chaque tâche à accomplir. Par exemple, si vous planifiez 30 minutes pour l’exécution d’une tâche, rajoutez-y un 15 minutes. Si vous réalisez la tâche dans les 30 minutes comme prévu, et bien vous passez à la tâche suivante, ce qui vous donnera de l’avance. Si au contraire vous prenez un peu plus de temps que 30 minutes, et bien ces 15 minutes supplémentaires vous permettent de ne pas être en retard sur votre planification. À la fin de la réalisation des tâches, que vous soyez en avance ou dans les temps, vous serez plus détendu et en contrôle de ce que vous pouvez contrôler.
La planification en amont permet d’éviter le nombre d’imprévus durant un événement. On voit ici que les imprévus sont avant tout des situations non planifiées et hors de notre contrôle.
Le rôle d’une planificatrice est justement de faire cette grande planification en amont afin que vous puissiez profiter pleinement de votre événement sans stress et sans prise de tête pour trouver des solutions. Votre rôle est de vous amuser et le rôle d’une organisatrice, est de gérer les imprévus, trouver des solutions afin que votre événement se déroule parfaitement et que vous ne sachiez pas les solutions trouvées pour régler des imprévus. À vos yeux, l’événement se sera déroulé à merveille et restera gravé dans votre mémoire.
Si cet article t’a plu, je t’invite à continuer vers l’article suivant : Checklist pour organiser son événement ou encore Pourquoi s’y prendre d’avance
